Mục Mẫu số 1

Mẫu số 1(1)- Giấy xin gửi hàng (khổ 28 cm x 19cm).
Giấy xin gửi hàng do chủ hàng làm theo mẫu của Bộ Giao thông vận tải quy định, Mẫu này do bên vận tải cung cấp cho chủ hàng theo giá in. Chủ hàng căn cứ vào khối lượng và loại hàng mà hợp đồng tháng đã phân bổ cho từng mười ngày hoặc đã cùng bên vận tải lập kế hoạch mười ngày làm giấy xin gửi hàng cho từng chuyến, gửi cho bên vận tải chậm nhất là ba ngày trước mỗi chuyến hàng.
Trường hợp bên vận tải và bên chủ hàng không có hợp đồng, trường hợp bên chủ hàng có hàng độ xuất, ngoài kế hoạch, cần thuê bên vận tải vận chuyển (thuê chở một khối lượng, thuê từng chuyến, thuê một hầm, thuê chở hàng lẻ v.v…) cũng phải làm giấy xin gửi hàng gửi cho bên vận tải như quy định của Chính phủ.
Như vậy là cứ mỗi chuyến hàng, bên chủ hàng phải lập một giấy xin gửi hàng.
Nếu chủ hàng là các hợp tác xã hay các tổ chức đoàn thể khác hoặc nếu bên vận tải là hợp tác xã không có hợp đồng, không có kế hoạch phân bổ hàng vận chuyển trước cho từng mười ngày, cũng bắt buộc mỗi lần xin gửi hàng, chủ hàng phải làm một giấy xin gửi hàng.
Giấy xin gửi hàng chia làm nhiều cột và dòng, có đánh số thứ tự. Chủ hàng ghi vào giấy xin gửi hàng theo từng số của các cột và dòng như sau:
1. Vì là mẫu dùng chung cho vận chuyển bằng tầu sông, thuyền sông và thuyền biển, nên nếu chủ hàng đưa hàng vận chuyển bằng tầu sông thì để nguyên chữ “tầu sông”, gạch các chữ “thuyền sông” và "thuyền biển”; đưa vận chuyển bằng thuyền sông thì gạch các chữ “tầu sông”, “thuyền biển” v.v… và ghi số thứ tự giấy xin gửi hàng của chủ hàng theo từng năm một. 2, 3, 5 Tên, địa chỉ, số điện thoại của chủ hàng: các số này ghi rõ tên, địa chỉ và số điện thoại của cơ quan, xí nghiệp hay người gửi hàng và tên, địa chỉ cơ quan hay họ tên của người nhận hàng có trách nhiệm thanh toán tiền cước và các tiền tạp phí vận tải.
4. Số tài khoản ở Ngân hàng: ghi rõ số tài khoản của chủ hàng mở tại Ngân hàng nào, ở đâu, Nếu chủ hàng không có tài khoản thì để trắng.
6. Áp tải hàng: ghi rõ họ, tên người của chủ hàng đi áp tải. Nếu không có người đi áp tải thì để trắng.
7. Tên và địa chỉ xí nghiệp vận tải: Chủ hàng đưa hàng cho xí nghiệp vận tải nào vận chuyển thì ghi tên và địa chỉ của xí nghiệp ấy. Chú ý không ghi tên tắt. Nếu bên vận tải là hợp tác xã thì ghi rõ tên hợp tác xã.
8. Hàng trong kế hoạch hay ngoài kế hoạch: Ghi rõ hàng gửi đi có nằm trong chỉ tiêu kế hoạch của Nhà nước hay không. Nếu là hàng đột xuất có lệnh của cấp nào thì cũng ghi rõ vào đây, ghi cả số lệnh và cấp ra lệnh.
9. Hợp đồng vận tải: Khối lượng hàng này thuộc khối lượng của hợp đồng số mấy, ký bao giờ, ai ký?
10. Hình thức thuê vận chuyển – Có bốn hình thức: - Thuê chở một khối lượng; - Thuê nguyên cả chuyến; - Thuê nguyên hầm hay một phần hầm; - Thuê chở hàng lẻ. Chủ hàng muốn thuê vận chuyển theo hình thức nào thì ghi vào giấy xin gửi hàng.
11. Nguyên tắc giao nhận hàng hóa: Chủ hàng yêu cầu giao nhận theo nguyên tắc nào? cân, đo hay theo mớn nước, nguyên bao, nguyên kiện hay niêm phong, cặp chì v.v…
12. Thời hạn vận chuyển: Số hàng đưa vận chuyển cần được vận chuyển hết trong thời hạn nào? Thời hạn tính cho tới khi hàng đến địa điểm giao cho người nhận.
13. Trách nhiệm xếp dỡ hàng hóa: Chủ hàng yêu cầu bên nào phụ trách xếp dỡ ở nơi hàng đi và nơi hàng đến.
14. Ngày giờ yêu cầu bên vận tải đưa phương tiện vận tải đến địa điểm xếp hàng…
15. Thời hạn xếp dỡ: Nguyên tắc là ghi theo mức xếp dỡ của địa phương. Trường hợp địa phương nào chưa công bố mức xếp dỡ thì tùy từng loại hàng, chủ hàng ghi theo kiến nghị của mình.
16. Thể thức thanh toán cước phí: Thanh toán bằng tiền mặt hay bằng séc ngân hàng, bằng hình thức nhờ thu, nhận trả v.v…
17. Giấy tờ gửi theo hàng: Những giấy tờ của Nhà nước bắt buộc phải có theo hàng, ghi rõ vào giấy số mấy, của cấp nào cấp.
18. Nhiệm vụ của người áp tải: Dựa vào quy định trong thông tư của Bộ Giao thông vận tải giải thích, quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành điều lệ về vận chuyển hàng hóa bằng tàu sông, thuyền sông và thuyền biển mà ghi nhiệm vụ của người đi áp tải (trong giấy xin gửi hàng chỉ cần ghi vắn tắt về nhiệm vụ, quyền hạn của người đi áp tải). Từ cột 21 đến cột 29: Nếu là hàng gửi gồm nhiều mặt hàng thì mỗi một mặt hàng gửi ghi thành một dòng riêng ở cột 21. Mỗi một mặt hàng phải ghi đầy đủ những số liệu ở các cột từ 22 đến 28. Thí dụ: số hàng gồm có ngô và gạo, cả hai đều đóng vào bao thì không ghi chung tổng số bao và trọng lượng của ngô và gạo mà phải ghi riêng số bao ngô, số bao gạo và trọng lượng của từng loại ngô và gạo.
25. Thể tích: Nếu hàng gửi theo thể tích thì ghi thể tích.
28. Giá trị hàng có khai giá: Chỉ có hàng quý không có giá trên thị trường như quy định trong điều 14 điều lệ của Hội đồng Chính phủ mới phải ghi giá trị vào cột này. Về nguyên tắc thì giấy xin gửi hàng bắt buộc phải làm theo quy định của thông tư này. Tuy vậy, cũng có những cột trong mẫu chủ hàng không nhất thiết cứ phải máy móc ghi theo quy định của điều lệ của Hội đồng Chính phủ hoặc sự hướng dẫn của thông thư này mà có thể ghi theo yêu cầu của mình. Thí dụ: Về nguyên tắc xếp dỡ, theo quy định của Chính phủ, thì ở những bến, cảng không có tổ chức công nhân xếp dỡ do cơ quan giao thông vận tải quản lý thì việc xếp dỡ do chủ hàng phải đảm nhiệm. Tuy quy định của Chính phủ như vậy nhưng nếu bên chủ hàng muốn yêu cầu bên vận tải đảm nhiệm việc xếp dỡ ở những bến, cảng không có lực lượng xếp dỡ do cơ quan giao thông vận tải quản lý thì có thể ghi theo ý kiến của minh nhưng chỉ là kiến nghị. Nếu bên vận tải thỏa thuận thì bên vận tải có thể làm giúp cho bên chủ hàng, chủ hàng trả phí tổn; nếu bên vận tải không đồng ý thì áp dụng theo quy định của Chính phủ chứ không phải thi hành theo yêu cầu của chủ hàng. Hoặc như điều 13 trong điều lệ của Hội đồng Chính phủ quy định: “chủ hàng phải kê khai đúng số lượng và loại hàng đưa vận chuyển và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc kê khai đó…” Quy định này của Chính phủ nhằm mục đích để bảo vệ hàng hóa, bảo vệ phương tiện vận tải và để thuận tiện cho việc tính toán cước phí vận tải và để làm cơ sở pháp lý khi có tranh chấp giữa chủ hàng và bên vận tải. Đó là kỷ luật yêu cầu chủ hàng khi lập giấy xin gửi hàng phải kê khai cho chính xác. Tuy vậy không hạn chế chủ hàng có thể ghi theo yêu cầu của mình để thương lượng thỏa thuận với bên vận tải đối với những hoàn cảnh hai bên có thể tương trợ giúp đỡ nhau. Do đó, trong giấy xin gửi hàng, chủ hàng có thể đề ra kiến nghị với bên vận tải để hai bên thương lượng thỏa thuận, nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho cả hai bên. Đó là kết hợp ý thức nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật Nhà nước, đồng thời có kết hợp tinh thần hợp tác xã hội chủ nghĩa của chủ hàng và bên vận tải, đó là sự kết hợp tính nguyên tắc và tính linh hoạt. Và cũng do đó mà nói rằng có những kê khai và yêu cầu trong giấy xin gửi hàng sẽ không ăn khớp với giấy vận chuyển. Thí dụ: khối lượng hàng hóa chủ hàng yêu cầu vận chuyển 1.000 tấn nhưng bên vận tải chỉ có thể nhận được 950 tấn hay do hoàn cảnh của phương tiện và khả năng của chủ hàng, sau khi hai bên thỏa thuận, số lượng thực tế của hàng hóa chuyên chở sẽ lên tới 1.200 tấn. Tuy vậy, chủ hàng vẫn phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những kê khai của mình về trọng lượng, loại hàng… trên giấy xin gửi hàng. Như vậy là tùy theo tình hình sau khi bên vận tải nghiên cứu giấy xin gửi hàng của chủ hàng, trả lời cho chủ hàng và khi hai bên đã nhất trí thì giấy vận chuyển sẽ là cơ sở chính thức để xác nhận các điều kiện vận chuyển chuyến hàng đó. Nhưng điều cần lưu ý là giải quyết những ý kiến không thống nhất của chủ hàng và bên vận tải vẫn là các quy định của Chính phủ và các thông tư của Bộ Giao thông vận tải. Thủ trưởng xí nghiệp vận tải và bạn quản trị hợp tác xã vận tải có trách nhiệm phải nghiên cứu các yêu cầu của chủ hàng ghi ở giấy xin gửi hàng. Những yêu cầu nào của chủ hàng mình không đồngý thì phải kịp thời báo và trực tiếp thảo luận thống nhất với chủ hàng. Sau khi hai bên đã thống nhất thì ghi vào cột bị chú của giấy xin gửi hàng (cột 29). Thủ trưởng xí nghiệp vận tải và ban quản trị hợp tác xã vận tải trực tiếp giao giấy xin gửi hàng cho thuyền trưởng phụ trách vận chuyển chuyến hàng đó và hướng dẫn cho thuyền trưởng nắm vững những ý kiến trong giấy xin gửi hàng. Trường hợp thuyền trưởng nhận hàng ở nơi xa xí nghiệp thì thuyền trưởng đại diện cho xí nghiệp nghiên cứu giấy xin gửi hàng và trực tiếp thương lượng với chủ hàng. Thuyền trưởng phải giao lại giấy xin gửi hàng của chủ hàng cho xí nghiệp cùng với giấy vận chuyển.