Về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ

Biểu số: 01/CS

1. Mục Mở đầu › đoạn 1
   1. Tên tổ chức văn thư cơ quan (ghi đầy đủ tên tổ chức văn thư vào cột đơn vị tính) | |

   2.

   1.

   2. Tổng số văn bản đến (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo) | Văn bản |

   3.

   1. Máy vi tính | Chiếc |

   2. Máy in | Chiếc |

   3. Máy photocopy | Chiếc |

   4.

   1. Tên tổ chức lưu trữ (ghi đầy đủ tên tổ chức lưu trữ vào cột đơn vị tính) | |

   2.

   1.

   2.

   3. Tài liệu chuyên môn | |

   4.

   5. Tài liệu nghe nhìn | |

   a)

   b)

   c)

   6.

   1. Tài liệu giấy | |

   a)

   b) Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo) | Mét |

   c)

   d) Tổng số mét giá tài liệu đã hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo) | Mét |

   2. Tài liệu nghe, nhìn | |

   a)

   b)

   c)

   d)

   Nội dung báo cáo	Đơn vị tính	Số lượng
   A	B	01
   I. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   1. Tên tổ chức văn thư cơ quan (ghi đầy đủ tên tổ chức văn thư vào cột đơn vị tính)
   2. Nhân sự làm công tác văn thư
   - Tổng số:	Người
   Trong đó: + Nữ	Người
   + Kiêm nhiệm các công tác khác	Người
   - Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ
   + Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ	Người
   + Trên Đại học khác	Người
   + Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ	Người
   + Đại học khác	Người
   + Trung cấp văn thư, lưu trữ	Người
   + Trung cấp khác	Người
   + Sơ cấp	Người
   - Ngạch CCVC văn thư
   + Nhân viên văn thư	Người
   + Cán sự văn thư	Người
   + Chuyên viên văn thư	Người
   + Chuyên viên chính văn thư	Người
   + Chuyên viên cao cấp văn thư	Người
   - Độ tuổi
   + Dưới 25	Người
   + Từ 25 đến 35	Người
   + Từ 36 đến 45	Người
   + Từ 46 đến 55	Người
   + Trên 55	Người
   II. Quản lý văn bản đi, đến
   1. Tổng số văn bản đi (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Văn bản
   Trong đó: Văn bản quy phạm pháp luật	Văn bản
   2. Tổng số văn bản đến (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Văn bản
   3. Hình thức quản lý văn bản đi, đến (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Bằng sổ	X
   - Ứng dụng CNTT	X
   III. Lập hồ sơ hiện hành
   - Tổng số hồ sơ đã lập trong năm (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Hồ sơ
   - Danh mục hồ sơ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	X
   IV. Trang thiết bị dùng cho văn thư cơ quan (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   1. Máy vi tính	Chiếc
   2. Máy in	Chiếc
   3. Máy photocopy	Chiếc
   4. Máy FAX	Chiếc
   Người lập biểu (Ký, họ và tên)	Ngày......tháng......năm........ Thủ trưởng cơ quan (Ký, họ và tên, đóng dấu)

   Ban hành kèm theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ	BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Kỳ báo cáo: Năm...............	Đơn vị báo cáo: .......................................................................... Đơn vị nhận báo cáo ..........................................................................
   Nội dung báo cáo	Đơn vị tính	Số lượng
   A	B	01
   I. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   1. Tên tổ chức lưu trữ (ghi đầy đủ tên tổ chức lưu trữ vào cột đơn vị tính)
   2. Nhân sự làm công tác lưu trữ
   - Tổng số:	Người
   Trong đó: + Nữ	Người
   + Kiêm nhiệm các công tác khác	Người
   - Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ
   + Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ	Người
   + Trên Đại học khác	Người
   + Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ	Người
   + Đại học khác	Người
   + Trung cấp văn thư, lưu trữ	Người
   + Trung cấp khác	Người
   + Sơ cấp	Người
   - Ngạch CCVC lưu trữ
   + Kỹ thuật viên lưu trữ	Người
   + Lưu trữ viên trung cấp	Người
   + Lưu trữ viên	Người
   + Lưu trữ viên chính	Người
   + Lưu trữ viên cao cấp	Người
   - Độ tuổi
   + Dưới 25	Người
   + Từ 25 đến 35	Người
   + Từ 36 đến 45	Người
   + Từ 46 đến 55	Người
   + Trên 55	Người
   II. Tài liệu lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   1. Tài liệu hành chính
   - Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ	Phông/sưu tập
   Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Phông/sưu tập
   - Tổng số mét giá tài liệu	Mét
   Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Hồ sơ/đvbq
   + Quy ra mét giá tài liệu	Mét
   2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật
   - Tổng số công trình/đề tài	Công trình/đề tài
   Trong đó: Công trình/đề tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Công trình/đề tài
   - Tổng số mét giá trị tài liệu	Mét
   Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Hồ sơ/đvbq
   + Quy ra mét giá tài liệu	Mét
   3. Tài liệu chuyên môn
   4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
   - Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ	Phông/sưu tập
   Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Phông/sưu tập
   - Tổng số mét giá tài liệu	Mét
   Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Hồ sơ/đvbq
   + Quy ra mét giá tài liệu	Mét
   5. Tài liệu nghe nhìn
   a) Tài liệu ghi hình
   - Tổng số bộ phim / đoạn phim	Bộ/đoạn
   - Tổng số cuộn phim	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
   - Tổng số đĩa	Đĩa
   - Quy ra giờ chiếu	Giờ
   Trong đó: + Đã thống kê biên mục	Giờ
   b) Tài liệu ghi âm
   - Tổng số cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc)	Cuộn
   - Tổng số đĩa	Đĩa
   - Quay ra giờ nghe	Giờ
   Trong đó: + Đã thống kê biên mục	Giờ
   c) Tài liệu ảnh
   - Tổng số phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc)	Chiếc
   Trong đó: + Đã thống kê biên mục	Chiếc
   - Tổng số ảnh (gốc hoặc sao thay gốc)	Chiếc
   Trong đó: + Đã thống kê biên mục	Chiếc
   6. Tài liệu điện tử
   - Dữ liệu phi cấu trúc	MB
   Trong đó: + Dạng văn bản	MB
   + Dạng ảnh	MB
   + Dạng ghi âm/ghi hình	MB
   - Dữ liệu có cấu trúc	MB
   III. Công tác thu thập, nộp lưu và loại hủy tài liệu
   - Lưu trữ hiện hành
   1. Tài liệu giấy
   a) Tổng số mét giá tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
   Trong đó: + Đã lập hồ sơ	Hồ sơ
   + Quy ra mét giá	Mét
   b) Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
   c) Tổng số mét giá tài liệu đã nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
   Trong đó: + Đã lập hồ sơ	Hồ sơ
   + Quy ra mét giá	Mét
   d) Tổng số mét giá tài liệu đã hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
   2. Tài liệu nghe, nhìn
   a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Tổng số cuộn phim	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
   - Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
   - Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
   - Tổng số phim âm bản	Chiếc
   - Tổng số ảnh	Chiếc
   b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập vào (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Tổng số cuộn phim	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
   - Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
   - Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
   - Tổng số phim âm bản	Chiếc
   - Tổng số ảnh	Chiếc
   c) Tổng số tài liệu đã nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Tổng số cuộn phim	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
   - Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
   - Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
   - Tổng số phim âm bản	Chiếc
   - Tổng số ảnh	Chiếc
   d) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Tổng số cuộn phim	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
   - Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
   - Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
   - Tổng số phim âm bản	Chiếc
   - Tổng số ảnh	Chiếc
   3. Tài liệu điện tử
   a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Dữ liệu phi cấu trúc	MB
   Trong đó: + Dạng văn bản	MB
   + Dạng ảnh	MB
   + Dạng ghi âm/ghi hình	MB
   - Dữ liệu có cấu trúc	MB

2. Mục Mở đầu › đoạn 2
   3. Tài liệu điện tử | |

   a)

   b)

   c)

   d)

   1. Tài liệu giấy | |

   a)

   b) Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo) | Mét |

   c) Tổng số mét giá tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo) | Mét |

   2. Tài liệu nghe, nhìn | |

   a)

   b)

   c)

   3. Tài liệu điện tử | |

   a)

   b)

   c)

   1.

   2.

   3.

   1.

   2.

   3.

   b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Dữ liệu phi cấu trúc	MB
   Trong đó: + Dạng văn bản	MB
   + Dạng ảnh	MB
   + Dạng ghi âm/ghi hình	MB
   - Dữ liệu có cấu trúc	MB
   c) Tổng số tài liệu đã nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Dữ liệu phi cấu trúc	MB
   Trong đó: + Dạng văn bản
   + Dạng ảnh	MB
   + Dạng ghi âm/ghi hình	MB
   - Dữ liệu có cấu trúc	MB
   d) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Dữ liệu phi cấu trúc	MB
   Trong đó: + Dạng văn bản	MB
   + Dạng ảnh	MB
   + Dạng ghi âm/ghi hình	MB
   - Dữ liệu có cấu trúc	MB
   - Lưu trữ lịch sử
   1. Tài liệu giấy
   a) Tổng số mét giá tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ lịch sử (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
   Trong đó: + Đã lập hồ sơ	Hồ sơ
   + Quy ra mét giá	Mét
   b) Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
   c) Tổng số mét giá tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
   2. Tài liệu nghe, nhìn
   a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ lịch sử (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Tổng số cuộn phim	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
   - Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
   - Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
   - Tổng số phim âm bản	Chiếc
   - Tổng số ảnh	Chiếc
   b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Tổng số cuộn phim	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
   - Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
   - Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
   - Tổng số phim âm bản	Chiếc
   - Tổng số ảnh	Chiếc
   c) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Tổng số cuộn phim	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
   - Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
   - Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
   - Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
   - Tổng số phim âm bản	Chiếc
   - Tổng số ảnh	Chiếc
   3. Tài liệu điện tử
   a) Tổng số tài liệu thu thập vào Lưu trữ lịch sử (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Dữ liệu phi cấu trúc	MB
   Trong đó: + Dạng văn bản	MB
   + Dạng ảnh	MB
   + Dạng ghi âm/ghi hình	MB
   - Dữ liệu có cấu trúc	MB
   b) Tổng số tài liệu đã đến hạn chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Dữ liệu phi cấu trúc	MB
   Trong đó: + Dạng văn bản	MB
   + Dạng ảnh	MB
   + Dạng ghi âm/ghi hình	MB
   - Dữ liệu có cấu trúc	MB
   c) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Dữ liệu phi cấu trúc	MB
   Trong đó: + Dạng văn bản	MB
   + Dạng ảnh	MB
   + Dạng ghi âm/ghi hình	MB
   - Dữ liệu có cấu trúc	MB
   IV. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ
   1. Công tác phòng đọc (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu	Lượt người
   - Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng:
   + Hồ sơ/đvbq	Hồ sơ/đvbq
   + Văn bản	Văn bản
   - Tổng số tài liệu được sao chụp	Trang
   - Cấp chứng thực Lưu trữ	Văn bản
   - Tổng số yêu cầu của độc giả trong năm	Yêu cầu
   Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời	Yêu cầu
   2. Công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Công bố, giới thiệu	Bài viết
   - Trưng bày, triển lãm	Lần
   3. Công cụ tra cứu ( tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Tổng số phông/sưu tập tài liệu có mục lục hồ sơ	Phông/sưu tập
   - Tổng số công trình /đề tài có mục lục hồ sơ	Công trình /đề tài
   - Tổng số giờ tài liệu nghe, nhìn có thống kê biên mục	Giờ
   - Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục	Chiếc
   - Tổng số ảnh có thống kê biên mục	Chiếc
   - Mục lục chuyên đề	X
   - Sách chỉ dẫn phông lưu trữ	X
   - Thẻ tra tìm	Phiếu
   - CSDL phông	Phông
   - CSDL hồ sơ	Hồ sơ
   - CSDL văn bản	Văn bản
   - CSDL tài liệu nghe, nhìn	Bài phát biểu/ảnh/phim âm bản/bộ phim
   - CSDL khác
   V. Nghiên cứu khoa học (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   - Tổng số đề tài NCKH đã nghiệm thu	Đề tài
   Trong đó: + Cấp Nhà nước	Đề tài
   + Cấp Bộ/ngành	Đề tài
   + Cấp cơ sở	Đề tài
   - Tổng số đề tài NCKH nghiệm thu đã đưa vào ứng dụng	Đề tài
   Trong đó: + Cấp Nhà nước	Đề tài
   + Cấp Bộ/ngành	Đề tài
   + Cấp cơ sở	Đề tài
   VI. Kho bảo quản tài liệu, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
   1. Kho bảo quản tài liệu
   - Diện tích kho chuyên dụng	m2
   - Diện tích kho không chuyên dụng	m2
   - Diện tích kho tạm	m2
   2. Giá bảo quản tài liệu
   - Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu	Mét
   Trong đó: + Giá cố định	Mét
   + Giá di động	Mét
   3. Trang thiết bị
   - Hệ thống báo đột nhập tự động	X
   - Hệ thống báo cháy tự động	X
   - Hệ thống điều hòa trung tâm	X
   - Máy điều hòa không khí	Chiếc
   - Máy vi tính	Chiếc
   - Máy photocopy	Chiếc
   - Máy hút ẩm	Chiếc
   - Máy hút bụi	Chiếc
   - Quạt thông gió	Chiếc
   - Bình chữa cháy	Chiếc
   Người lập biểu (Ký, họ và tên)	Ngày......tháng......năm........ Thủ trưởng cơ quan (Ký, họ và tên, đóng dấu)

3. Mục BIỂU SỐ 01/CS
   1. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư - Tên tổ chức văn thư cơ quan: Ghi tên tổ chức văn thư cơ quan theo Quyết định thành lập mới nhất vào cột "Đơn vị tính". - Nhân sự làm công tác văn thư: Bao gồm người làm chuyên trách văn thư và người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác khác (Đối với trường hợp người làm văn thư kiêm lưu trữ, nếu đã tính ở văn thư thì sẽ không tính ở mục nhân sự lưu trữ để tránh trùng lặp).

   2. Quản lý văn bản đi, đến 2.1. Tổng số văn bản đi: Bao gồm toàn bộ các loại văn bản phát hành trong năm, đã được đăng ký vào sổ/máy vi tính của văn thư cơ quan. 2.2. Văn bản quy phạm pháp luật: Là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Bao gồm: Hiến pháp, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Chỉ thị, Thông tư, Quyết định (Quyết định cá biệt như: Quyết định nâng lương, điều động, đề bạt, kỷ luật... không phải là văn bản quy phạm pháp luật). 2.3. Tổng số văn bản đến: Bao gồm toàn bộ văn bản các nơi gửi đến đã được đăng ký vào sổ/máy vi tính của văn thư cơ quan. 2.4. Hình thức đăng ký, quản lý văn bản đi, đến: Cách điền số liệu như sau: Đối với cơ quan, đơn vị đã ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, điền dấu "X" vào cột "Số lượng" ở mục "ứng dụng CNTT". Đối với cơ quan, đơn vị chưa ứng dụng CNTT, điền dấu "X" vào cột "Số lượng" ở mục "Bằng sổ".

   3. Lập hồ sơ hiện hành: - Tổng số hồ sơ đã lập trong năm: Bao gồm tổng số hồ sơ đã lập ở văn thư cơ quan và CBCC đã lập trong quá trình giải quyết công việc trong năm. - Danh mục hồ sơ: Đối với cơ quan, đơn vị đã có Danh mục hồ sơ, điền dấu "X" vào cột "Số lượng".
4. Mục BIỂU SỐ 02/CS
   1. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ 1.1. Tổ chức: Ghi tên tổ chức Lưu trữ cơ quan theo Quyết định thành lập mới nhất vào cột "Đơn vị tính". Trường hợp thành lập Trung tâm Thông tin - Lưu trữ phải ghi đầy đủ tên "Trung tâm Thông tin - Lưu trữ". 1.2. Nhân sự làm công tác lưu trữ: Bao gồm người làm chuyên trách công tác lưu trữ và người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác (Trừ kiêm nhiệm công tác văn thư, nếu đã tính ở mục văn thư). Đối với Trung tâm Thông tin - Lưu trữ, chỉ tính người làm công tác lưu trữ.

   2. Tài liệu lưu trữ 2.1. Tài liệu hành chính; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ: Đơn vị tính bao gồm: Phông/Sưu tập, Hồ sơ/đvbq, Mét giá tài liệu. - Phông/Sưu tập: Chỉ tiêu này bao gồm tổng số phông (hoặc sưu tập tài liệu) hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ. Trường hợp trong kho lưu trữ không có sưu tập tài liệu lưu trữ thì gạch từ "Sưu tập". - Hồ sơ/đvbq: Là tổng số hồ sơ (hoặc đvbq) được chỉnh lý hoàn chỉnh và đã đăng ký trong Mục lục hồ sơ. Trường hợp kho lưu trữ không lập thành đvbq mà chỉ lập đến hồ sơ thì gạch từ "đvbq" chỉ để lại đơn vị tính là "hồ sơ" và ngược lại. - Mét giá tài liệu: Tính theo đơn vị đo chiều dài (mét), cán bộ lưu trữ tiến hành đo trực tiếp trên từng ngăn giá (hoặc ngăn tủ) có xếp tài liệu. 2.2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật: Đơn vị tính bao gồm: Công trình/đề tài, Hồ sơ/đvbq, Mét giá tài liệu. - Công trình/đề tài: Bao gồm các công trình khảo sát, thiết kế trong lĩnh vực XDCB, chế tạo sản phẩm công nghiệp và dây chuyền công nghệ..., các đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng triển khai công nghệ... - Hồ sơ/đvbq, Mét giá tài liệu: Cách tính như tài liệu hành chính. 2.3. Tài liệu chuyên môn: Báo cáo số liệu theo đơn vị tính thích hợp, tùy theo đặc thù tài liệu chuyên môn của từng ngành. 2.4. Tài liệu điện tử: Bao gồm: - Dữ liệu phi cấu trúc: + Dạng văn bản: Là dạng tài liệu lưu trữ được số hóa bằng cách đánh máy từ tài liệu gốc hoặc quét, chụp vào dưới dạng ảnh sau đó sử dụng các chương trình nhận dạng chuyển sang dạng văn bản, được lưu trữ dưới dạng các tệp (files) văn bản. + Dạng ảnh: Là dạng tài liệu lưu trữ được số hóa bằng các thiết bị quét (Scanner, thiết bị chụp (camera) và được lưu trữ trong máy dưới dạng các tệp ảnh. + Dạng ghi âm, ghi hình: Là dạng tài liệu lưu trữ được số hóa bằng các thiết bị ghi âm, ghi hình và được lưu trữ dưới dạng các tệp âm thanh, tệp ảnh động. - Dữ liệu có cấu trúc: Là dạng tài liệu lưu trữ được số hóa bằng bất kỳ hình thức nào và được lưu trữ bởi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. - Đơn vị tính: MB (megabyte) là đơn vị tính dung lượng thông tin dạng số.

   3. Công tác thu thập, nộp lưu và loại hủy tài liệu - Lưu trữ hiện hành: Là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức. - Lưu trữ lịch sử: Là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác. 3.1. Đối với Lưu trữ hiện hành: a) Tổng số tài liệu thu thập vào Lưu trữ cơ quan: Bao gồm tài liệu bằng giấy; tài liệu nghe, nhìn; tài liệu điện tử... mà Lưu trữ cơ quan tiến hành thu thập theo kế hoạch hàng năm hoặc đột xuất (trường hợp giải thể, sáp nhập) từ các tổ chức, đơn vị thuộc quyền quản lý về kho Lưu trữ cơ quan. Đơn vị tính gồm: Mét giá tài liệu, Hồ sơ (đối với tài liệu bằng giấy), cuộn, đĩa, chiếc... (đối với tài liệu nghe, nhìn), MB đối với tài liệu điện tử. - Mét giá tài liệu: Tính theo đơn vị đo chiều dài (mét). Căn cứ vào Biên bản bàn giao tài liệu, Sổ nhập tài liệu và đo trực tiếp trên từng ngăn giá, ngăn tủ có xếp tài liệu để tính số mét tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan. - Hồ sơ: Bao gồm tổng số hồ sơ đã được lập trong tổng số mét tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan, sau đó quy ra mét giá tài liệu. - MB (megabyte) là đơn vị tính dung lượng thông tin dạng số.

   b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được: Là những tài liệu sau khi kết thúc công việc đã đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan, nhưng còn để tại phòng làm việc của các phòng, ban và cán bộ lãnh đạo.

   c) Nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Chỉ tiêu này áp dụng đối với những cơ quan có thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Đơn vị tính và cách tính giống như tài liệu thu thập vào Lưu trữ cơ quan.

   d) Tổng số tài liệu đã loại hủy: Là tổng số tài liệu loại ra, đã được đưa đi tiêu hủy sau khi làm đầy đủ thủ tục và có ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu. 3.2. Đối với Lưu trữ lịch sử: a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ lịch sử: Bao gồm tài liệu bằng giấy; tài liệu nghe, nhìn; tài liệu điện tử... mà Lưu trữ lịch sử tiến hành thu thập theo kế hoạch thu thập hàng năm hoặc đột xuất (trường hợp giải thể, sáp nhập), từ các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu về kho Lưu trữ lịch sử theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Đơn vị tính và các tính giống như tài liệu thu thập vào Lưu trữ cơ quan.

   b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được: Là những tài liệu đã đến hạn phải thu thập, nhưng còn để tại các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

   c) Tổng số tài liệu đã loại hủy: Là tổng số tài liệu loại ra sau các đợt chỉnh lý, đã được đưa đi tiêu hủy sau khi làm đầy đủ thủ tục và có ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

   4. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ 4.1. Công tác phòng đọc: - Lượt người sử dụng tài liệu: Cách tính lượt người sử dụng tài liệu như sau: Mỗi một người đến nghiên cứu tài liệu trong ngày được tính 01 lượt. Trong trường hợp, người đến nghiên cứu nhưng không có tài liệu, số lượt người được tính là 0. - Tổng số tài liệu được sao chụp: Là Tổng số trang tài liệu được cơ quan lưu trữ sao chụp, phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu của độc giả, nhằm hạn chế hư hại của tài liệu gốc. - Tổng số yêu cầu của độc giả: Bao gồm: Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu tại Phòng đọc, công văn, thư, điện thoại, FAX... của độc giả gửi đến yêu cầu sử dụng, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ. 4.2. Công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ - Bài viết giới thiệu, công bố: Bao gồm các bài viết giới thiệu, công bố tài liệu lưu trữ trên sách, báo, tạp chí và trên các phương tiện thông tin đại chúng khác. - Trưng bày, triển lãm: Bao gồm các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Mỗi cuộc trưng bày, triển lãm được tính 01 lần. 4.3. Công cụ tra cứu: - Tổng số phông/sưu tập tài liệu, công trình/đề tài có mục lục hồ sơ: Bao gồm những phông (hoặc sưu tập) tài liệu lưu trữ, công trình (hoặc đề tài) nghiên cứu khoa học đã có mục lục hồ sơ. Không tính những phông/sưu tập, công trình /đề tài chưa có mục lục hồ sơ hoặc đã có nhưng chưa đầy đủ. - Tổng số giờ tài liệu nghe, nhìn có thống kê biên mục: Chỉ tính số giờ tài liệu nghe, nhìn đã được thống kê biên mục. - Cách điền số liệu đối với công cụ tra cứu là "Mục lục chuyên đề", "Sách chỉ dẫn phông lưu trữ" như sau: Điền dấu "X" vào cột số lượng ở mục tương ứng. - Cách điền số liệu đối với đơn vị tính là "CSDL" như sau: + CSDL phông: Bao gồm tổng số phông lưu trữ được quản lý bằng máy. + CSDL hồ sơ: Bao gồm tổng số hồ sơ lưu trữ được quản lý bằng máy. + CSDL văn bản: Bao gồm tổng số văn bản lưu trữ được quản lý bằng máy. + CSDL tài liệu nghe, nhìn: Bao gồm tổng số bài phát biểu, ảnh, phim âm bản, bộ phim... được quản lý bằng máy.

   5. Nghiên cứu khoa học Chỉ tính các đề tài NCKH đã nghiệm thu và những đề tài đã nghiệm thu đưa vào ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ.

   6. Kho bảo quản tài liệu, trang thiết bị dùng cho lưu trữ 6.1. Kho bảo quản tài liệu: - Diện tích kho chuyên dụng: Là diện tích m2 sàn được xây dựng dùng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định và thông số kỹ thuật của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành. - Diện tích kho không chuyên dụng: Là diện tích m2 sàn được bố trí hoặc xây dựng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ, nhưng không theo quy định và thông số kỹ thuật của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. - Diện tích kho tạm: Bao gồm diện tích m2 nhà cấp 4, diện tích tận dụng hành lang, cầu thang... dùng để bảo quản tài liệu. 6.2. Chiều dài giá, tủ bảo quản tài liệu: Là dung lượng dùng để xếp tài liệu của kho lưu trữ, tính theo đơn vị đo chiều dài (mét), đo theo từng ngăn giá, ngăn tủ đã xếp tài liệu và chưa xếp tài liệu. 6.3. Trang thiết bị: Chỉ tính trang thiết bị dùng cho lưu trữ. Đơn vị tính là "chiếc". Riêng đối với "Hệ thống báo đột nhập tự động", "Hệ thống báo cháy tự động", "Hệ thống điều hòa trung tâm", cách điền số liệu như sau: Điền dấu "X" vào cột "Số lượng" ở mục tương ứng.