Về việc tăng cường công tác lưu trữ

5 phần

1. Mục 1

   Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, đoàn thể và huyện - thị cần coi trọng công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ tài liệu của đơn vị, nhằm đảm bảo phục vụ công việc hiện tại và lâu dài, đồng thời có biện pháp chỉ đạo khắc phục ngay tình trạng hồ sơ, công văn giấy tờ chưa được bảo quản và lưu trữ đúng quy định.
   2. Quy định rõ trách nhiệm đối với cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và các cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ ngày việc đó kết thúc; sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan.

2. Mục 3

   Các cơ quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn là 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc được nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan; sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ đó vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. (Phần này sẽ có hướng dẫn riêng).

3. Mục 4

   Mỗi cơ quan phải bố trí một kho, một phòng hoặc một diện tích nhất định để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan. Cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm có trách nhiệm thu nhận tài liệu của cán bộ và các phòng ban trong cơ quan đến thời hạn nộp lưu, sau đó sắp xếp chỉnh lý và lưu trữ lâu dài.

4. Mục 5

   Ban Tổ chức chính quyền cân đối nguồn biên chế chung của tỉnh để phân bổ chỉ tiêu biên chế lưu trữ chuyên trách cho các huyện - thị và một số ngành có hồ sơ, tài liệu nhiều; đồng thời có kế hoạch mở lớp đào tạo nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ - công chức trong tỉnh.

5. Mục 6

   Trung tâm Lưu trữ tỉnh có kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn các Sở ngành, Đoàn thể và địa phương làm tốt công tác lưu trữ tài liệu của đơn vị, nhằm đảm bảo đủ điều kiện cho việc nộp lưu về Trung tâm lưu trữ tỉnh sau này.
   Trên đây là ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, đề nghị các Sở, Ngành, Đoàn thể tỉnh, UBND các huyện - thị quan tâm chỉ đạo thực hiện. Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc đề nghị báo cáo về VP-UBND tỉnh hoặc Trung tâm Lưu trữ tỉnh để được hướng dẫn.